Корпоративная печать
Достаточно давно заявленная эпоха без бумажки активно не приходит. Не выходит: микропланшеты, телефоны и ридеры не убили хлопчатобумажные книжки, а электронный документооборот не может пока заменить традиционный.
В огромных и небольших компаниях продолжают распечатать документы, при этом время от времени в множествах. А проблемы, сопряженные с компанией этого процесса (печать документов Зеленоград в банке или компании, которая занимается оптовой коммерцией – реальный бизнес-процесс) остаются, и могут быть очень слабыми.
В реальности, предприятие, которое в своей работе издает большой размер документов, встречается с целым ворохом проблем.
Ключевая неудача находится совершенно на плоскости – лишние траты на печать. Они могут быть очень приличными. Чем больше компания – тем больше издержки, с которыми, разумеется, нужно сражаться. А чтобы улучшить траты, нужно понимать основные причины их возникновения.
Один из источников ненужных расходов – старый, неоптимальный парк издающих механизмов и ошибочное их размещение в кабинете. Мощность применяемых принтеров должна отвечать нуждам компании.
Данной явной правдой далеко не всегда следуют экономические службы, подчеркивающие средства на восстановление техники. Старые, а еще трудоспособные устройства благоразумно применять там, где работа на них будет милующей.
Вместо этого IT-службы довольно часто обязаны ставить их на наиболее «загруженные» отделы. Итог – понижение качества печати, высокий расход тонера, усиленная амортизация и непрерывный выход оборудования из строя, что в конечном итоге обходится компании дешевле, чем получение передового МФУ.
Не отличается рациональностью и подход к размещению принтеров в кабинете «по наитию». Все дело в том, что любой из нас будет стремится применять то устройство, к которому ему более удобно подойти, несмотря на неприятность и размер поручения печати, назначение или занятость устройства и другие причины.
Фирмам нужно платить и невиновное, изначально, интерес персонала – нецелевое использование механизмов для печати собственных материалов.
Сплошь и рядом встречаются примеры безрезультатного использования принтеров, когда документы, для которых довольно черно-белой хлопчатобумажной копии, пускаются на цветной сканер или ограниченная печать вместо подходящего в точном случае дуплекса.
Использование данной функции при печати внешних документов компании позволит в два раза уменьшить траты на бумагу, что в особенности важно в случае, когда речь заходит о объемистых бумагах. А отказ от цвета там, где он не требуется, даст 60-типроцентную экономию на растрачиваемых элементах.
Дорого могут обходиться (и довольно часто обходятся!) материалы, если покупать их планомерно. Даже простой прогноз продемонстрирует, как образовать расчет на материалы и оформить график их покупки, а очень многие компании этим брезгают.
В конце концов, любой скорее всего встречался с избытками печати – целыми кипами напечатанных листов, которые способны круглосуточно пылиться в приемочном лотке сканера и так никому и не понадобиться.
Почти во всем эти проблемы обусловлены иными, системными – ошибочным бюджетированием затрат на печать.
Еще одна группа неприятностей. Она возможно окажется куда солиднее, чем высокие траты на печать. Речь в данном случае идет об справочной безопасности предприятия. А, как и в былые времена одним из главных телеканалов утечек информации остается печать секретных документов.
Это может быть и преднамеренная печать, и невольное использование доступного сканера для вывода на печать тайного документа, а сущность остается той же – платные тайны делаются вразумительными благодаря издающему приспособлению.
Логично, что принимать конструктивные меры просто необходимо, в отдельных случаях с помощью простого наведения порядка и, практически во всех случаях, с помощью специальных решений, созданных для управления инфраструктурой печати и ее применением работниками предприятия.
Большие компании могут пользоваться услугами аутсорсеров, которые могут провести и аудит печати, и разработать проект по ее оптимизации, ввести систему прогноза печати, наблюдения доступа и взять в будущем на себя обслуживание техники.
Незначительным заводам есть резон применять готовые компьютерные решения, работоспособность которых отличается от специально спроектированных систем, а для стандартных задач хватает.
К слову, такая мера, как организация доступа к сканеру с помощью смарт-карты, которая гарантирует работу сканера в присутствии работника, командировавшего поручение, дает возможность понизить размеры печати и траты на 10-15%.
Квоты печати, выделенные для любого работника, предоставляют еще 10% экономии. Принимая во внимание, что в средней компании траты на печать достигают 3% расчета, то экономия 40% расходов может предоставить очень осязаемый эффект.